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本篇是參加由電子文件管理推進聯盟聯合數字羅塞塔計劃發起的“電子發票與電子會計檔案管理”主題的相關解決方案和優秀實踐案例征集活動投稿文章，來自上海泰宇信息技術股份有限公司，作者:朱嘉琪。

一

背景透視及問題剖析

當前財稅領域數字化轉型進程顯著加快，金稅四期工程的深入推進、電子發票的廣泛普及以及樂企平臺的推廣應用，正在重構企業會計資料的管理生態。在此變革浪潮中，電子會計檔案作為企業財務管理的核心載體，其管理模式革新既是提升運營效能的重要突破口，也是實現降本增效的關鍵著力點。

傳統紙質檔案管理日益暴露出多重掣肘，面臨紙張消耗和倉儲成本高的經濟壓力，存在人工整理效率低下、錯漏頻發的操作困境；與此同時，實體檔案的物理特性導致材料易損風險加劇，信息檢索效率低下也嚴重制約著部門協同及合規管控，如何系統地構建安全合規、高效智能的電子會計檔案管理體系，成為現階段企業在數字化轉型過程中亟待突破的實踐難題。

二

解決方案

為滿足金稅四期應用和數電票深度推廣等政策要求，以及企業對電子會計資料的完整歸檔、安全保存和高效利用需求，通過和ERP、開票平臺、資金平臺、費控系統、財務系統等業財生態的深度融合，打造業、財、票、檔一體化數字生態，實現業務單據、發票、合同、電子回單等各類會計資料的在線歸檔，歸檔憑證及附件智能關聯，自動成冊，從而滿足企業合規內控、稅務稽查、審計抽憑等多場景利用需求。

1

整體架構

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核心能力

系統涵蓋企業會計檔案采集、整理、保管、利用等功能模塊，助力企業實現電子會計檔案的在線歸檔和全生命周期線上化管理，提升企業檔案管理效能及利用率，降低企業成本，助力企業數字化轉型。

（1）全量采集，會計資料應歸盡歸

生態對接：通過標準接口方案，與會計核算系統、費控、ERP、資金平臺等業務系統無縫對接，自動獲取憑證、報銷單、發票、業務單、回單、對賬單、承兌匯票等各類會計資料。

外設集成：接入票據掃描儀和OCR識別工具，精準提取發票、回單結構化數據，實現紙質票據即掃即存，批量獲取發票XML/OFD源文件。

發票管控：支持對采集發票進行驗真、查重，提供發票風險識別預警能力，識別異常發票、虛開發票等風險。

智能檢測：嚴格按照檔案相關規范對其進行四性檢測，保證會計檔案真實、完整、可用、安全。

稅務材料采集：支持通過電子稅局、電子口岸批量獲取納稅申報表、完稅憑證以及出口貨物退(免)稅申報表、報關單等稅務檔案。

（2）高效治檔，會計檔案智能管理

建聯成冊：基于系統預設的建聯規則自動完成記賬憑證與報銷單、電子回單、發票、合同、供應鏈業務單等各類原始附件的匹配成冊。

回單分揀：依據系統預設的公司銀行賬號，并借助智能分揀引擎，實現付款回單和收款回單的自動分類存儲。

智能整理：依托智能整理引擎，可實現一鍵整理入庫，按月完成會計檔案組卷，降低財務人員在檔案整理工作上投入的成本。

紙電協同：建立虛擬庫房，對檔案進行實體庫房的上架、入庫等操作，實現紙質檔案的線上化管理及電子會計檔案和紙質會計檔案的關聯檢索。

版式轉換：系統支持將word、wps等流式文件按要求轉換成OFD版式文件進行長期保存。

（3）多場景業財檔一體化

采購場景業財檔一體化：采購部門在供應鏈系統提交采購申請，系統自動生成采購合同及采購訂單。貨品到庫后，同步生成電子入庫單和驗收單，完成貨權轉移。收到供應商發票后，出納通過資金系統完成三單匹配（采購訂單、入庫單、發票），在線完成付款并生成電子回單。會計人員根據業務單據和資金憑證，在財務系統同步完成記賬處理。電子檔案系統實時對接各業務系統，自動采集采購訂單、入庫單、發票、付款憑證等全流程單據，實現從采購申請到歸檔的全流程閉環管理。

銷售場景業財檔一體化：在供應鏈/CRM系統創建銷售合同，觸發系統生成銷售訂單并同步至倉儲模塊。完成出庫操作后，系統自動生成電子出庫單并確認應收賬款，通過開票平臺開具銷項發票。出納通過銀企直連等渠道付款后，資金系統自動核銷應收賬款并生成電子收款回單。會計核實相關單據、確認資金流水并完成記賬及銷項稅申報的賬務處理。電子檔案系統實時抓取銷售合同、出庫單、銷項票、銀行回單、記賬憑證、稅務申報表、完稅憑證等，實現業務-資金-稅務檔案的完整串聯。

費控場景業財檔一體化：員工在費控/OA平臺提交電子報銷單及票據附件，系統基于預設規則自動審核并生成會計臨時憑證推送至財務系統；付款環節由資金平臺完成打款并同步生成電子回單，財務基于各類原始票據完成記賬；檔案系統通過與和費用報銷業務所涉及的費控系統、OA系統、資金系統、會計核算系統等對接，實現從費用發生到憑證歸檔的全生命周期數字化管理。

（4）穿透查詢和多維統計

精準發布：可選擇控制可發布內容（全文和條目或僅條目），也可以選擇控制發布對象，控制數據發布的角色、部門、用戶等，輔助用戶根據數據可開放程度和可開放范圍精確共享。

穿透查詢：完整保存業務邏輯關系，正向溯源，提供從記賬憑證一鍵聯查報銷單、供應鏈業務單、銀行回單、發票等原始憑證，同時支持從費控報銷業務、供應鏈業務、銀行回單、發票、合同等業務維度反向聯查記賬憑證。

統計分析：系統提供多維度數據統計分析功能，如檔案數量統計、歸檔情況統計、員工績效統計等，可以報表、圖形等方式進行展現，為企業統計、決策提供依據和支撐。

數據大屏:基于預設的指標，系統自動捕獲系統內相關指標數據，并以大屏展示系統實時數據，實現對企業會計檔案的一屏管控。

（5）財稅風險管控

提供稅務風險分析、財務風險分析及發票穿透風險分析功能，并可以生成風險分析報告。

稅務風險報告:從稅種、稅額、稅負率、應稅收入、稅務處罰、欠稅等緯度深度挖掘分析申報信息，包含74項申報指標。

財務風險報告:從3大報表、5大類會計科目、票財稅交叉深度交叉應證企業合規性，包含64項財務指標。

發票穿透報告:從區域、稅率、發票狀態、商品種類等緯度深度分析企業銷售、采購發票，包含75項發票指標。

三

應用成效

1

某嬰幼兒輔食新零售企業

該企業下屬分公司近20家，員工總人數約600人，財務做賬涉及商旅報銷、對公付款、電商銷售、線下活動、供應鏈和倉儲等業務線。系統實施上線后取得顯著應用價值：

釋放人力成本，減少財務部門2人/年的工作量，年節約成本24萬元；每月處理超過1萬張銀行回單，加上報銷紙質發票和審批單的打印耗材，預計每年額外節省約5萬元，并釋放存儲空間。

隨著公司電商業務擴展，商旅報銷及對公付款相關單據量大幅增加。各分公司收集的大量發票和回單集中至總公司，通過建立電子會計檔案系統，高效解決高頻次、大規模財務憑證的處理與歸檔需求。

2

某集團型科技公司

該公司各級全資及控股子公司406家，員工16.4萬人，電子會計資料源自鼎捷、有成報銷等業務系統，多源異構平臺加劇了電子會計資料歸檔整合難度。系統實施上線后取得顯著應用價值：

以下屬某子公司為例，一年內完成16,521條銷售數據的歸檔，節省了116,521張紙的成本。其中包括12,494條憑證、2,426張報銷單、14,143張發票以及24,988張銀行回單。

形成檔案數據中臺，通過提供檔案在線查閱及統計功能，推動電子查閱替代紙質調閱，從而打破數據壁壘，提高檔案利用率，降低紙質檔案損毀風險。

四

總結與展望

當前數字化進程正推動會計工作模式發生根本性變革。在業務、財務、票據、稅務、檔案等領域的數字化轉型推動下，電子化數據載體正逐步替代傳統紙質載體，依托數字化生態系統的互聯互通，企業得以構建覆蓋全業務流程的電子會計資料實時歸集體系。

未來，在完成各類會計資料全面歸檔的基礎上，企業應積極探索通過機器學習、智能分析等人工智能技術，對海量電子會計數據進行多維度價值挖掘，推動企業數據資產入表，為精細化成本管控、動態化利潤預測以及智能化決策支持提供有力支撐，助推企業向數智化運營階段邁進。

數字羅塞塔計劃公眾號致力于作為中立的第三方客觀公正地表達自己對于檔案信息化領域的看法和觀點。真理越辯越明，我們也衷心歡迎越來越多的人投身到檔案數字資源管理和保存這一領域的研究中來并發表真知灼見，共同為人類文明的傳承而努力奮斗！

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