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物業管理風險防范與緊急事件處理
物業管理涉及關系復雜,風險無時無處不在。物業管理風險如果不加以妥善合理防范,在一定條件下就有可能演化為突發的、影響較大的緊急事件。因此,物業管理風險的合理防范和緊急事件的有效處置,是物業服務企業普遍面臨且無法回避的問題。
第一節物業管理風險的內容及防范管理
一、風險與物業管理風險的概念
風險是指未來不確定性帶來的可能損失,是收益或結果偏離期望值或平均值的可能性。物業管理風險是指物業服務企業在服務過程中,由于企業或企業以外的自然、社會因素所導致的應由物業服務企業承擔的意外損失。
風險的危害包括:
(一)、給公司帶來經濟損失;
(二)、使企業的各項計劃和工作處于不確定狀態;
(三)、給公司的質量和聲譽帶來危害。
因為風險具有明顯的危害性,所以物業服務企業和從業人員應該掌握風險管理的理論和方法,毫不夸張地說:風險控制能力是企業和個人深層次能力的體現。
風險的認識通常存在兩種誤區:一是忽視風險,認為風險既然是小概率或極偶然發生的事件而不正視它是非常危險的,對現代化程度高、價值大或地位重要的項目尤為危險;另一種錯誤的認識是:風險是不可預料的天災人禍,所以也是不可抗拒的。風險控制的理論和方法正是針對風險的特性,進行科學和系統的預防或將風險帶來的損失降低到最小。大量的實踐證明這種理論和方法是有效的,并且在各個領域得到了廣泛的應用。
物業管理的風險因素主要有四個方面:
1、自然條件造成:臺風、雷電、水災、氣候變化等;
2、設備因素造成:設計不合理、設備有缺陷、老化和腐蝕等;
3、管理因素造成:制度不合理或不健全、制度執行不力、監督不嚴、人員素質不高等;
4、人為因素造成:由于工作人員的生理或心理因素造成操作失誤、人為破壞、業主糾紛等。
物業管理的風險類型包括早期介入的風險、前期物業管理的風險和日常管理的風險,其中日常管理風險按行為主體分類包括業主、物業使用人在使用物業和接受物業服務過程中的風險、物業管理項目外包服務過程中的風險、市政公用帶來單位服務過程中的風險、物業管理員工服務過程中的風險、公共媒體宣傳報道中的輿論風險等。
二、物業管理風險的類型
(一)早期介入的風險
早期介入的風險主要包括:
1、項目接管的不確定性帶來的風險
有的物業服務企業在還沒有確定取得項目接管權的時候,就投入了較多的人力、物力和財力。但因為種種原因,最終未被建設單位選聘,物業服務企業不僅蒙受人、財、物的損失,還將損害企業的品牌形象。
2、專業服務咨詢的風險
早期介入涉及面廣、時間長、技術性強、難度高,當物業服務企業不具備足夠的具有相當專業技術能力和物業管理操作經驗的人員全過程參與時,不免難以發現項目規劃設計和施工等方面存在的隱患和問題,其提供的專業咨詢意見和建議也可能出現不足和偏差。此外,如果不能與建設、施工和監理單位有良好溝通和配合,早期介入提出的合理化建議將得不到重視和采納。以上兩個方面都在可能導致物業建成后管理中的一定風險。
(二)前期物業管理的風險
前期物業管理的風險有許多方面,但最主要的是合同風險。合同風險具體包括三個方面:
1、合同期限
根據《合同法》第四十五條規定“當事人對合同的效力可以約定附條件。附生條件的合同,自條件成就時失效”。前期物理學業服務合同是附解除條件的合同,《物業管理條例》26條規定,“期限未滿、業主委員會與物業服務企業簽訂的物業服務合同生效的,前期物業服務合同終止”。因此,前期物業管理合同的期限具有不確定性,物業服務企業隨時有可能被業主大會解聘。一旦被提前解約,企業對物業管理項目的長期規劃和各種投入將蒙受損失。但如果企業考慮這一因素,規劃和投入不到位,可能帶來操作上的短期行為,也會引發業主、物業使用人與物業服務企業的矛盾和沖突。
2、合同訂立中的風險
在前期物定服務合同的訂立中,物業建設單位居于主導方面。而且物業相關資料的移交,物業管理用房、商業經營用房的移交,空置房管理費繳納等均需要物業建設單位的支持與配合。因此,建設單位在與物業服務企業訂立前期物業服務合同時,可能會將本不該由物業服務企業承擔的風險轉嫁給物業服務企業。此外,一些物業服務企業為了取得項目管理權,在合同簽訂時壓低管理費,影響到接管項目后正常經營的維持;或對有關責任約定不清晰,或忽視免責條款,甚至作出一些難以實現的承諾,致使接管后發生的不測事件(家中財產被盜、人員傷亡等)都有可能被業主作為向物業服務企業索賠的理由。
3、合同執行的風險
前期物業服務合同是具有委托性質的集體合同,由建設單位代表全體業主與物業服務企業簽訂。雖然這種合同訂閱行為是法規規制的結果,但在業主入住和合同執行的過程中,由于缺乏相應法規知識或其他原因,可能會發生對前期物業服務合同的訂閱方式、合同部分條款和內容不認同、不執行,從而引發糾紛。
前期物業服務階段處于各種矛盾交織的特殊時期,工程遺留的質量問題,設備設施調試中未妥善解決的問題,都會影響業主正常生活,由此引發對前期合同的爭議和糾紛,處理不當,會誘發管理風險。
(三)日常物業管理的風險
日常物業管理的風險包括兩個方面:一是業主、物業使用人使用物業和接受物業服務過程中存在的風險。二是物業管理日常動作過程中存在的風險。
1、業主使用物業、接受服務中發生的風險
(1)物業違規裝飾裝修帶來的風險
業主、物業使用人違規裝飾裝修,不僅會造成物業共用部位損壞、安全隱患、鄰里糾紛等,增加物業管理的運行、維修、維護成本,還會使物業服務企業承擔一定的物業裝飾裝修管理責任。
(2)物業使用帶來的風險
在物業日常使用過程中,業主、物業使用人對物業使用出現不當行為和不當使用(如高空拋物、改變物業使用功能、堵塞消防通道、捐毀共用設備設施和場地等)。難以確定責任人;或業主、物業使用人因物業的“瑕疵或當事人的疏忽”而發生意外事故,造成他人人身傷害或財產損失時,物業服務企業就要承擔一定的法律責任風險。
(3)法律概念不清導致的風險
在公共安全、人身財產的保險、保管方面,業主、物業使用人往往對物業管理安全防范主體的責任認識不清,誤將本應由公安機關或業主自身承擔的安全防范責任強加給物業服務企業,導致物業服務企業與業主、物業使用人糾紛增加,物來服務企業為此投入大量的人力、物力、精力,造成不必要的消耗,承擔額外責任。
2、物業管理日常動作過程中存在的風險
(1)管理費收繳風險
業主、物使用人由于各種原因緩交、少交或拒交管理費,是物業服務活動中比較突出的問題。由于物業服務企業普遍缺乏有效追繳手段,收費風險是物業日常管理服務的風險之一。
(2)替公用事業費用代收代繳費用存在的風險
在公用事業費用(如水電費等)的代收代繳以及公共水電費分攤中,物業管理單位居于收取和繳納的中間環節,如業主、物業使用人不及時、不足額繳納相應費用,勢必導致物業服務企業蒙受經濟損失,承擔其不應有的風險。
(3)管理項目外包存在的風險
物業管理服務項目外包是物業管理動作中常見的現象。在對項目外包單位的選擇,以及合同訂閱、實施管理的諸多環節,物業服務企業雖然可采取多種手段加以控制,但潛在和不確定的因素依然存在。如選擇的專業公司履約時,專業服務行為不符合物業管理服務要求,雖然物業服務企業可能通過要求整改予以解決,但其后果往往是業主、物業使用人的將責任歸咎于物業服務企業
(4)物業管理員工服務存在的風險
物業服務企業未能履行物業服務合同的約定,導致業主人身、財產安全受到損害的,要承擔相應的法律責任。由于員工違規操作引發的問題,按照法律上稱為的“雇主責任”,物業服務企業也將承擔其改正員工不當作為的賠償責任。
(5)公共媒體在宣傳報道中的風險
在物業管理操作中,由于物業管理服務不到們、矛盾化解不及時、投訴處理不當,與各方溝通不及時等,均有可能導致牧業管理的輿論風險。輿論風險不僅會影響的物業服務企業的品牌形象,而且會給物業服務企業帶來經濟上的損失。
三、物業管理風險防范的措施
在物業管理活動中,風險是客觀存在和不可避免的,在一定條件下還帶有某些規律性。雖然我們不可能完全消除風險,但可以通過努力把風險縮減到最小的程度。這就要求物業服務企業主動認識風險,積極管理風險,積極管理風險,有效地控制和防范風險,以保證物業管理活動和人們生活的正常進行。
物業管理風險防范的具體措施應根據物業管理活動時間、地點、情況的不同區別處理,總體而言,物業管理風險防范可從以下幾個主要方面進行把握:
(1)物業服務企業要學法、懂法、守法,物業管理相關合同訂閱前要注重合同主體的合法性,合同服務的約定應盡可能地詳盡,避免歧義。合同訂閱中要明確相關服務標準、服務質量、收費事項、違約責任、免責條件、糾紛處理的方式等。在參與投標、接管項目、提供服務等各個環節自覺執行物業管理相關法律法規,并充分運用法律武器保護自身的合法權益,切實提高風險防范的法律意識、合同意識、公約意識和服務意識。
(2)物業服務企業要抓制度建設、抓員工素質、抓管理落實,建立健全并嚴格執行物業服務企業內部管理的各項規章制度和崗位責任制,不斷提高員工服務意識、服務技能和風險防范意識,通過機制創新、管理創新、科技創新改進經營管理方式,提高管理水平和效率,降低運營成本,增強企業自身的市場競爭能力和抵御風險能力。管理中要特別注意對事故隱患的排除,在服務區域的關鍵位置,設立必要的提示和警示標牌,盡可能避免意外事件的發生。
(3)妥善處理物業管理活動相關主體間的關系。
①妥善處理與業主的關系。物業服務企業在向業主提供規范、到位、滿意服務的同時,應通過業主公約、宣傳欄等形式向業主廣泛宣傳物業管理的有關政策,幫助業主樹立正確的物業管理責任意識、消費意識和合同意識,使他們既行使好權利,又承擔相應的義務。
②妥善處理與開發建設單位的關系。物業服務企業要通過加強早期介入,幫助建設單位完善物業項目設計,提高工程質量,節約建設資金等,努力引導建設單位正確認識物業管理活動。
③妥善處理與市政公用事業單位及專業公司的關系。按照《物業管理條例》第四十五條的規定,物業管理區域內,供水供電、供氣、供熱、通訊、有線電視等單位應當向最終用戶收取有關費用。物業服務企業應當按此規定,與有關單位分清責任,各司其職。對分包某項專業服務的清潔、綠化等專業公司,要認真選聘,嚴格要求,并在分包合同中明確雙方的責任。
④妥善處理與政府相關行政主管部門、街道、居委會的關系,積極配合各級政府主管部門的工作,主動接受行政主管部門、街道辦、居委會對服務工作的指導和監督。
(4)物業服務企業應重視企業的宣傳,建立輿論宣傳的平臺,樹立企業良好的形象。要與政府、行業協會、業主大會、新聞媒體等相關部門建立良好的溝通與協調機制。風險與危機發生后,應當從容應對,及時妥善處理,做好相關協調工作,爭取輿論支持,最大限度地降低企業的經濟和名譽損失。
(5)適當引入市場化的風險分擔機制。比如為其接管物業的共用設備設施購買保險、意外責任險、財產險等,苦發生樓宇外墻墻皮脫落傷及行人或砸壞車輛等意外事件,由保險公司承擔相應賠償責任。
(6)風險管理是一門新興的管理學科,它是以觀察實驗、經驗積累為基礎,科學分析為手段。因此,物業服務企業要重視研究風險發生的規律,加強控制和防范風險的能力。應當建立事前科學預測、事中應急處理、事后妥善解決的風險防范和危機管理機制,把握風險的規律性,引入先進的風險管理技術規避、轉移和控制風險,并針對不同類型的物來管理風險建立相應的應急預案來防范風險、應對緊急事件。
(7)在進行風險分析和風險評估的基礎上增添備用設備和安全設施。
(8)加強安全管理,落實安全責任,定期檢查安全設備。
(9)對意外進行調查、分析和報告。
第二節?緊急事件處理
一、緊急事件
(一)概念
物業管理緊急事件,是物業管理服務話動過程中突然發生的,可能對服務對象、物業服務企業和公眾產生危害,需要立即處理的事件。
(二)緊急事件的性質
1、緊急事件能否發生、何時何地發生、以什么方式發生,發生的程度如何,均是難以預料的,具有極大的偶然性和隨機性。
2、緊急事件的復雜性不僅表現在事件發生的原因相當復雜,還表現在事件發展變化也是相當復雜的。
3、不論什么性質和規模的緊急事件,都會不同程度地給社區、企業、業主造成經濟上的損失或精神上的傷害,危及到正常工作和生活秩序,甚至威脅到人的生命和社會的和諧。
4、隨著現代科技的發展和人類文明程度的提高,人們對各種緊急事件的控制和利用能力也在不斷提高。
5、面對突如其來的、不可預見的緊急關頭或困境,必須立即采取行動以避免造成災難和擴大損失。任何緊急事件都有潛伏、暴發、高潮、緩解和消退的過程,抓住時機就可能有效地減少損失。面臨緊急情況要及時發現、及時報告、及時響應、及時控制、及時處理。
物業服務企業在處理緊急事件的過程中,通過對處理原則、處理程序、處理策略的正確理解和運用,有助于更加有效地處理好緊急事件,降低物業管理風險。
四、處理緊急事件的要求
1、緊急事件發生時,企業應盡可能努力控制事態的惡化和蔓延,把因事件造成的損失減少到最低限度,在最短的時間內恢復正常;
2、緊急事件發生時,管理人員不能以消極、推脫甚至是回避的態度來對待,應主動出擊,直面矛盾,及時處理;
3、隨著事件的不斷發展、變化和不同特點,對原定的預防措施或應對方案要靈活運用,要能隨各種環境、條件的變化而有會對性地提出有效的處理措施和方法;
4、緊急事件發生后應由一名管理人員做好統一的現場指揮,安排調度,以免出現“多頭領導”,造成混亂;
5、處理緊急事件應以不造成新的損失為前提,不能因急于處理,而不顧后果,造成更大損失。
五、緊急事件處理過程
緊急事件處理可以分為事先、事中和事后三個階段:
1、事先準備
①成立緊急事件處理小組。緊急事件處理小組應由企業的高層決策者和公關部門、質量管理部門、技術部門領導及法律顧問等人員共同參加;
②制定緊急事件備選方案。緊急事件處理工作小組必須細致地考慮各種可能發生的緊急情況,制定相應的行動計劃,一旦出現緊急情況,小組就可按照應急計劃立刻投入行動。對物業管理常見的緊急事件,不僅要準備預案,而且一種類型要制定兩個以上預先方案;
③制定緊急事件溝通計劃。緊急事件控制的一個重要工作是溝通。溝通包括企業內部溝通和與外部溝通兩個方面。
2、事中控制
發生緊急事件,首先必須確認危機的類型、性質,立即啟動相應行動計劃。負責人應迅速趕到現場協調指揮。調動各方面的資源化解事件可能造成的惡果。涉及公眾的緊急事件,應制定專人向外界發布信息,避免干擾和影響緊急事件的正常處理。
3、事后處理
緊急事件的善后處理:一方面,要考慮如何彌補損失消除事件后遺癥;另一方面,總結緊急事件處理過程,評估應急方案的有效性,改進組織、制度、流程,提高企業應對緊急事件的能力。
六、緊急事件的處理
物業管理服務過程中經常會面臨的緊急事件,通常有火警火災、燃氣泄漏、電梯故障困人、嗓音侵擾、停電故障、停水故障、浸水漏水、高空墜物、治安刑事案件、暴雨臺風襲擊等。
(一)火警火災處理方案
當所轄區域內突發各類火災,尤其是撲救高層火災工作,是在火勢蔓延快、人員多、火場情況復雜的情況下進行的。所以,在組織指揮滅火自救中,應堅持“先救人、后救火,先隔離火源,后滅火”的原則,及時疏散人員和物資,迅速地控制火勢的蔓延,將火災損失降低到最小范圍。
1、報警通報
(1)、各管理服務中心要認真落實值班巡邏制度,服務中心、保安、維修、清潔等值班人員要勤巡查,保證在自己責任范圍及時發現火情。
(2)、監控中心保安員接到報警信號后,應即時通知就近的保安巡邏人員趕到現場確認。
(3)、得到確認火情后應立即通知當值保安隊及物業公司主管、經理(現場指揮)和義務消防隊員,當火勢不能在初期撲救時應及時撥打火警“119”報警和“120”醫療急救,并通知有關人員迅速切斷事故單元管道煤氣閥門。
(4)、報警時應做到鎮定撥號,詳細說明報警小區(單位)名稱、地(位)址、聯系人、電話號碼、燃燒部位,燃燒物質的種類,報警后即派人到路口迎接消防隊。
(5)、報警通報程序
火警? ??當值人員? ? ?消防監控中心? ? ?巡邏到場確認? ?消防監控中心? ? ?緊急通知值班領導、班(組)長、全體員工到場,向公安消防隊報警? ? ?值班領導到場確定通報業主/住戶疏散,組織指揮滅火搶救。
(6)、通報方法
向業主/住戶發出火災通報的順序:著火層、著火層以上各層,有可能蔓延的著火層以下的樓層。通報時,一般先用語言通報(利用廣播器、對講系統、室內電話等),主要說明著火層及具體位置,著火狀況及疏散路線,并穩定業主/住戶情緒,然后發出警鈴?;虿扇∑渌胧?,將業主/住戶叫醒后,才進行通報。
2、滅火
(1)查明火情和火勢發展蔓延的方法:“三查”、“三看八定”。 “三查”:一查火場是否有人被困;二查燃燒物質的種類與數量;三查趕赴火場的捷徑?!叭窗硕ā保阂豢礋熁?,定方位、定火勢、定性質;二看建筑,定結構、定通路;三看環境定重點、定戰力、定路線。
(2)制定滅火策略:室內火災,內攻近戰;樓房火災,分層截擊;下層火災,上層設防。
力量分布上同時將小部分量用在可能蔓延的地方,以防止火勢乘隙擴大。當火勢已經擴大,做到:救人、滅火同時進行。滅火部分要把主力用于直接滅火上,就應將主力集中用于防止勢蔓延或可能造成更大災害的方面。
(3)組織義務消防隊,按消防組織的分工與任務展開滅火活動。
(4)啟動消防水泵,滿足著火層以上各層的消防用水量,鋪設水帶做好滅火準備。
(5)關閉防火分區的防火門。
(6)根據不同的燃燒采用不同的滅火方法。
(7)噴射水流。使用水流滅火時要正確操縱水槍,一般先窗后內,先上后下,先角后前,“之”字形擺動噴射。應把水流噴射到火焰根部,即把水流噴射到燃燒物體上,不要噴射到火焰上。在看不見火焰的情況下,不要盲目射水。要根據火場燃燒情況,及時變換射流角度。
(8)噴射干粉、1211。應對準燃燒物體的火焰根部平行噴射。如果燃燒區域火焰面積較大,可在距火源略5米距離的上風或側上風的位置,操縱干粉、1211槍向左右兩側略微平行擺動,使滅火劑完全覆蓋燃燒區。向被遮 物覆蓋的燃燒物體噴射干粉、1211時,應居高臨下,否則不易撲滅。
(9)當電器設備發生火災或引燃附近可燃物時,應盡快關閉總開關,斷絕電源,并及時用滅火器材(干粉、1211)進行撲救。
(10)帶電滅火。電氣發生火災時,在一般情況下應切斷電源后才進行撲救。但是在緊急狀態下,待切斷電源后才進行撲救,可能貽誤戰機。因此,特殊情況下,采用帶電滅火,能夠爭取時間,迅速有效控制火情,撲滅火災。
3、救人
積極搶救受火災威脅的業主/住戶,是滅火搶險工作的首要任務。當有業主/住戶受到火勢威脅時,應根據救人任務的大小和現有的滅火力量,首先組織參戰人員救人,同時部署一定力量撲救火災。在力量不足的情況下,應將主要力量投入救人工作。
火場尋人的方法:
在火場尋人,主要靠喊、叫、摸、看等方法。要縝密細致地進行觀察判斷,做到動作迅速,沉著冷靜,注意安全。
特別注意如下地點:通向出入口的通道、走廊及門窗附近。晚間尋找的重點是床下和床的附近。兒童發生驚慌后,常常躲在墻角、門后和廚柜里,以及桌椅、床和其他物體下面。尋找時,要格外注意室內所有角落。
4、火場疏散
(1)明確分工。在管理服務中心滅火總指揮的具體組織下,把引、送、查、接的具體任務落實到參加滅火的消防人員上。
(2)疏散順序。疏散時,要先從著火間、著火層以上各層開始,其后才是著火層以下業主/住戶。同時,要做好安撫工作,青壯年業主/住戶可通過安全消防樓梯疏散,行動不便的業主/住戶,可護送他們從消防電梯疏散
(3)疏散方法:對神志清醒的人員,可指定通道或由義消人員引導他們迅速離開危險區域。
(4)對在煙霧中迷失方向的人員要引導他們撤出,必要時派義務消防人員護送。對驚慌失措或固執不走的人員,還要做好情緒穩定和說服動員工作。
(5)對于被火燒、煙熏而失去知覺的人員或不能行走的老人、兒童以及傷、病、殘人員,要采取背、扛、抬、報等辦法將其救出火場,必要時可連人帶床一起抬走。
(6)疏散途徑:
從消防通道疏散。從消防電梯疏散。采取迂回疏散。如從天臺、平臺、陽臺越過鄰樓,或從這些部位使用器械降到下層。使用救生繩、緩降器、軟梯、救生網、救生墊等器材救人。
5、指導自救。由義務消防員帶領或通訊指導等方式進行。
(1)組織義務消防隊員鼓勵或帶領業主/住戶沿著消防樓梯,沖過煙霧封鎖下樓:
(2)當不能從預定的消防樓梯疏散時,就由義務消防員帶領業主/住戶登上天臺上風處等待營救,并組織水流噴射掩護,勸導他們不要輕生或者引導其通過陽臺、天臺、天橋等與鄰樓的連接部位,將其疏散到安全區域。
(3)對于被困在著火層的人員,應通過廣播、室內電話、音響等,鼓勵被困人員增強自救信心,引導他們就地取材,選擇如下自救方法脫險:一是先將床單、窗簾、棉布等接連起來做成救生繩,然后把一頭緊固在窗框部位,沿布繩緩緩滑落到下一層;二是爬出窗臺,蹲在外墻的突出部位,等待營救;三是雙人互相配合,采用接力方式降落到下一層;四是密(4)閉門窗堵塞孔洞,防止煙火竄入房間,用水淋濕門窗降溫,并清除這些部位的易燃物品,防止火勢蔓延過來,留在房間等待營救;五是沿著外墻的墻垛、夾縫、水管、避雷針管攀落下一層;六是若房內有救生器材,則引導他們使用救生器材,如救生繩、緩降器、救生袋、救生墊等開展自救。
(5)要求:
① 義務消防員必須具有高度的思想政治覺悟,英勇頑強、不怕犧牲的獻身精神,具備熟練的救人本領自救能力。
② 義務消防員行動時,應隨身攜帶必要的器材工具,如:手持滅火器、安全繩、毛巾、手電筒等。
③ 在危險情況下救人,要采取預防保護措施,當有人員穿梭于煙火彌漫的區域時,要組織噴射水流進行掩護,防止出現因工作疏忽而造成誤傷的情況。
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