一、功能及要求：參照湘人服〔2021〕13號：關于印發《湖南省流動人員人事檔案整理工作標準》、《湖南省流動人員人事檔案數字化掃描工作標準》的通知、《檔案數字化外包安全管理規范》（檔辦發〔2014〕7號）、《關于進一步加強檔案安全工作的意見》（檔發〔2016〕6號）、《干部人事檔案數字化技術規范(GB_T_（略）)》、《紙質檔案數字化規范》文檔中對于檔案數字化的描述。
二、相關標準：1、《中華人民共和國檔案法》
2、《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2017）
3、《中共中央辦公廳印發<干部人事檔案工作條例>》（中辦發[2018]60號）
4、《關于印發<湖南省流動人員人事檔案整理工作標準>、<湖南省流動人員人事檔案數字化掃描工作標準>的通知》（湘人服[2021]13號）
5、《湖南省檔案數字化工作安全保密管理暫行辦法》
6、采購人：（略）
上述標準如有不足之處或未能達到國家最新標準時，中標供應商應使實施及選用的設備和材料符合最新國家標準、規范。
三、技術規格：1、分類要求
第一類：履歷類材料。主要有《干部履歷表》和干部簡歷等材料。
第二類：自傳和思想類材料。主要有自傳、參加黨的重大教育活動情況和重要黨性分析、重要思想匯報等材料。
第三類：考核鑒定類材料。主要有平時考核、年度考核、專項考核、任（聘）期考核，工作鑒定，重大政治事件、突發事件和重大任務中的表現，援派、掛職鍛煉考核鑒定，黨組織書記抓基層黨建評價意見等材料。
第四類：學歷學位、專業技術職務（職稱）、學術評鑒和教育培訓類材料。主要有中學以來取得的學歷學位，職業（任職）資格和評聘專業技術職務（職稱），當選院士、入選重大人才工程，發明創造、科研成果獲獎、著作譯著和有重大影響的論文目錄，政策理論、業務知識、文化素養培訓和技能訓練情況等材料。
第五類：政審、審計和審核類材料。主要有政治歷史情況審查，領導干部經濟責任審計和自然資源資產離任審計的審計結果及整改情況、履行干部選拔任用工作職責離任檢查結果及說明，證明，干部基本信息審核認定、干部人事檔案任前審核登記表，廉潔從業結論性評價等材料。
第六類：黨、團類材料。主要有《中國共產黨入黨志愿書》、入黨申請書、轉正申請書、培養教育考察，黨員登記表，停止黨籍、恢復黨籍，退黨、脫黨，保留組織關系、恢復組織生活，《中國共產主義青年團入團志愿書》、入團申請書，加入或者退出民主黨派等材料。
第七類：表彰獎勵類材料。主要有表彰和嘉獎、記功、（略），先進事跡以及撤銷獎勵等材料。
第八類：違規違紀違法處理處分類材料。主要有黨紀政務處分，組織處理，法院刑事判決書、裁定書，公安機關有關行政處理決定，有關行業監管部門對干部有失誠信、違反法律和行政法規等行為形成的記錄，人民法院認定的被執行人失信信息等材料。
第九類：工資、任免、出國和會議代表類材料。主要有工資待遇審批、參加社會保險，錄用、聘用、招用、入伍、考察、任免、調配、軍隊轉業（復員）安置、退（離）休、辭職、辭退，公務員（參照公務員法管理人員）登記、遴選、選調、調任、職級晉升，職務、職級套改，事業單位：（略）
第十類：其他可供組織參考的材料。主要有畢業生就業報到證、派遣證，工作調動介紹信，國（境）外永久居留資格、長期居留許可等證件有關內容的復印件和體檢表等材料。
對第四類和第九類進行二級分類。第四類材料二級分類為：（1）學歷學位材料；（2）職業(任職)資格考試材料和評(聘)專業技術(職務)材料；（3）反映個人科研學術水平的材料;（4）培訓材料。第九類材料二級分類為：（1）工資情況材料;（2）任免材料；（3）出國、出境材料；（4）參加會議的代表登記表等其他材料。
對內容交叉的材料，可根據材料的主要內容或用途來確定類別。如以自傳為主的履歷或簡歷材料歸第二類：履歷表和簡歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類；學生登記表、學習(培訓)鑒定表、學習(培訓)考核表歸第四類；干部任免審批表及其相應的考察材料或表現材料歸第九類；湖南省流動人員登記表為第一類。
屬于歸檔范圍的重復材料，在材料右上角用2B鉛筆注明“重”的字樣，統一放入“參考材料”袋中。
注意：①黨校學員考核登記表、入黨積極分子培訓學員考核登記表，有入黨材料歸入6類；沒有入黨材料歸入4-4類。
②所有材料按照時間順序排序，除開4-1類學歷材料，6類黨團類材料。學歷材料順序一般為入學登記表、學籍表、每學年考核測評表、學生體質健康卡片、成績表、畢業生登記表、授予學位材料。黨團類材料一般順序為入團志愿書、入團申請書、入黨志愿書、入黨申請書、入黨轉正申請書、其他黨團材料。
③材料后寫了同意招工的歸入9-2類。
④運動員入隊、退隊，當兵入伍、退伍材料歸入9-2類。
⑤除開部隊材料、學歷成套材料（包括學歷認證查詢材料）、黨團材料（入黨自傳、入黨申請書、轉正申請書、入黨積極分子培養考察登記表、預備黨員培養考察登記表）、處分類自查材料，其余材料均要蓋章才可歸入正本。
2、材料排序
（1）材料排列應按大類、二級分類和材料形成時間或材料之間的內在聯系進行排序，其中第一、二、三、四、七、九類按時間先后依次排序，第五、八類先按時間先后順序依次排列每一個問題，然后再對一個問題內的材料進行排列，依次為：上級批復、結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告、證明材料、本人檢討或交待材料等。第六類先按時間先后順序依次排列團員、黨員材料，然后將入團志愿書排列在團員其他材料之前，將入黨志愿書排列在黨員其他材料之前，第十類先按材料類型再按時間順序依次排列就業報到證、體檢表、婚育材料、工傷失業材料以及其他可供參考的有價值的材料等。
（2）每個類別中的材料排序后，（略）。
（3）在每頁材料右下角按卷逐頁編寫頁數，除《體格檢查表》所附心電圖不編頁外，其他有圖文的頁面每面計為一頁，有封面的材料從封面開始計算，A3頁面材料為一個整體版面的計為一頁不能拆分，頁碼不得出現錯頁、漏頁、頁次顛倒等現象。
（4）（略）、（略）、頁數統一用2B鉛筆書寫，要求字跡工整，（略）為宜。
（5）不得出現漏編、跳編頁碼等現象；裝訂需整齊，不得出現掉頁、不齊的現象。只有邊框無字（印刷字、手寫字）的或空白頁不需要編寫頁碼。
3、材料編目
（1）根據檔案材（略）、材料名稱：（略）
（2）序號：每份材料編寫錄入一條目錄，（略），每類從“1”開始。
（3）材料名稱：（略）
（4）材料形成時間：一般采用材料落款標明的最后時間。
（5）份數：以每份完整的材料為一份（包括附件）。
（6）頁數：填寫每份材料的頁碼數。
（7）備注：填寫需要說明的情況。
注意：
①嚴格校對材料名稱：（略）
②時間按照材料中最晚時間錄入，如材料中沒有時間信息則不需要錄入時間。
③部分檔案的成文日期為手寫或打印字體模糊，造成日期判斷模棱兩可的，可看材料內容是否有其他日期。如有則錄入其他日期，沒有的話結合前后材料判斷日期。
4、祛釘修整技術加工
（1）每份材料上的曲別針、大頭針及有銹跡的釘書針等金屬裝訂物必須拆除，拆除裝訂物時不得損壞原始材料。
（2）每份材料須保證各自獨立，嚴禁將多份（頁）材料以縫紉、裱糊等形成粘連在一起，也不允許將單份材料人為拆分。
（3）紙張折皺不平的材料應進行壓平。
（4）紙張破損的材料應進行修裱，修裱托紙與原載體粘結牢實，但不得影響材料翻閱。
（5）沒有足夠裝訂位的頁面，需用材質、顏色相近的紙張加邊后再裝訂。
（6）修裱件應舒展平整，無皺紋，無起泡，拼對裂縫應準確無誤，無變形走樣、無損壞原載體和字跡。
5、檔案裝訂、質檢
（1）裝訂前應核對目錄與材料無誤。
（2）將全卷材料靠左下對齊，檔案材料和目錄來用國際標準A4紙型（297×210mm)，材料左邊應留有25mm的裝訂邊，采用側三孔一線裝訂法，確保三點一線，系線松緊適度。孔距規格：A4紙型的人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式：（略）
（3）應沿裝訂邊適當處打孔，不觸及檔案內容，不允許使用電鉆打孔。檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊。
（4）檔案整理裝訂成卷后，應逐卷檢查案卷裝訂質量，發現檔案不完整、文件顛倒、順序錯誤及裝訂不符合規范等情況應重新整理裝訂。
（5）在檔案整理過程中，應及時分批次按標準對檔案整理進行質檢，經質檢合格后，方能入庫。
（6）在整理完成的檔案前添加采購人：（略）
（7）將檔案裝入已嵌入RFID的檔案盒（袋）中進行保存。
6、檔案掃描
（1）一般檔案用普通平板掃描儀進行掃描；紙張狀況較好的檔案可用高速掃描儀掃描，以提高工作效率。
（2）紙質檔案掃描應采用連續色調圖像方式：（略）
（3）掃描分辨率應采用300dpi；掃描色彩模式應采用24位的彩色模式進行掃描。
（4）進行圖像掃描時必須保持圖片的完整性、清晰度且圖像須與原件一致，不得出現漏掃、重掃等現象。
（5）如在掃描過程中遇到紙張狀況較差、紙張過薄、紙張過軟等情況的檔案材料，應在背面加墊一頁或多頁白紙后掃描以降低背透，保證圖像清晰度。
（6）掃描文件格式要求：統一保存為JPG格式。
注意：圖像不完整、不清晰或失真較大時，應重新掃描；避免漏掃、重掃、多掃；確保圖像排列順序與檔案原件一致。
7、圖像處理
（1）在掃描過程中如出現的偏斜圖像情況，應當對偏斜圖像進行整體糾正，數字圖像整體的偏斜度不得超過0.5度，不得出現圖像的部分傾斜或扭曲進而影響閱讀的現象，如原始材料存在部分傾斜，以頁面中標題糾正為準。
（2）圖像處理必須保證文字清晰，便于清楚閱讀。
（3）如出現圖像（略）影響可懂度的雜質、非（略）影響整潔度的雜質、黑邊、污點、裝訂孔印等現象，須針對以上情況及其他影響圖像清晰度、可懂度的情況進行去除處理。處理后達到文字版面外的不留暗影，無干擾信息，但應遵循在不影響可懂度的前提下展現原貌的原則。
（4）圖像尺寸應與檔案材料尺寸基本保持一致，B5、A4幅面的以A4為準，B4、A3幅面的以A3為準，小于B5幅面的以實際尺寸為準，且圖像長寬比例應與紙質檔案長寬比例一致。
（5）在不影響圖像內容清晰前提下，應進行去除圖像背景底色處理操作。
（6）在不影響圖像內容可懂度的前提下，應盡量去除背透圖文。
（7）處理后的圖像內容必須完整且與紙質檔案一致，圖像位置應居中，保持圖像的整潔、美觀。
（8）處理完畢后對印刷體檔案材料進行OCR識別并保存識別結果。
8、數據掛接
（1）經掃描處理的檔案圖像文件的總數應當與紙質檔案整理著錄的目錄數據庫中的掛接記錄總數保持一致。存儲的單份圖像文件應當與檔案目錄數據庫中該份文件的名稱：（略）
（2）每一份圖像文件的（略）（略），應保證其的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供必要前提。
9、質檢與存儲備份
（1）在檔案數字化過程中，應及時分批次按標準對檔案數字化成果進行質檢，檢查內容包括：目錄數據、圖像文件及數據掛接等。目錄數據庫、圖像文件掛接錯誤或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時均應標注為“不合格”，應視情況進行返工或修改后，重新進行質檢。
（2）經質檢合格的數據應及時進行存儲備份。注：需進行OCR識別和格式轉換:對經處理合格后的彩色圖像(JPG、TIF)進行OCR識別，并按“卷”為單位：（略）
（3）備份存儲載體的選擇應多樣化，實現多套備份，并注意異地保存。
（4）備份載體應當明確標識，便于備份數據的管理、檢索和利用。
（5）采取必要的技術手段，確保數據安全、完整、不被篡改。備份的載體應當確保安全可用和數據可讀。
四、交付時間和地點：（略）
2、實施地點：（略）
五、服務標準：詳見采購需求
六、驗收標準：一次性驗收，共15260卷。
1、驗收內容
（1）檔案交接驗收：中標供應商應在每批檔案數字化加工和自檢全部完成后，向采購人：（略）
（2）數據成果抽檢：中標供應商向采購人：（略）
2、驗收標準
達到以下全部要求予以驗收“通過”：
（1）完成規定數量15260卷。
（2）按照采購人：（略）
（3）中標供應商按中標方案實施，嚴格履行服務承諾，按照采購人：（略）
（4）未出現驗收一律“不通過”的情形。
3、驗收流程
（1）中標供應商在本年度項目全部完成數量后可申請進行驗收，向采購人：（略）
（2）采購人：（略）
（3）中標供應商通過數據驗收后，在每批次驗收時還需提交以下文檔作為驗收文本：《項目實施方案書》《項目質檢表》《項目管理流轉單》《項目人員保密協議書》等其他項目過程文檔。
（4）達到驗收標準后，該批次驗收通過。項目驗收完成后，中標供應商需提交數字化成果一套（移動硬盤）給采購人：（略）
（5）中標供應商所有電腦硬盤以及數字化過程中使用過的全部移動存儲介質，交采購人：（略）
（6）中標供應商需將數字化加工過程中產生的臨時性、作廢的紙質文件，統一采用碎紙機進行銷毀。
（7）中標供應商配合出具驗收過程文檔及驗收報告提交給采購人：（略）
七、其他要求：1、中標供應商需要配合采購人：（略）
2、項目實施過程中涉及的加工軟件、打印機、掃描儀等設施設備，裝訂線、裝訂盒、打印紙、硒鼓和墨粉等辦公用品及耗材，以及場地內用餐用水、設備維修等配套服務均由中標供應商負責。檔案盒（袋）應與采購人：（略）
3、本項目采用費用包干方式：（略）
4、中標供應商或中標供應商在參與本項目的全部過程中（包括但不限于現場踏勘、運輸、安裝、施工、調試、驗收售后等），應負責其派出的所有駐場工作人員的人身意外保險并承擔人身意外事故引發的責任、損失和所有費用。采購人：（略）
5、如中標供應商違反采購需求及合同，采購人：（略）
6、對于上述項目要求，中標供應商應在投標文件中進行回應，做出承諾及說明。
采購需求僅供參考，相關內容以采購文件為準。